ライフハックちゃんねる弐式仕事・勉強 > 会議の議事録がうまく書けない

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2010年12月04日

0Comments |2010年12月04日 00:00|仕事・勉強Edit
http://changi.2ch.net/test/read.cgi/job/1275312405/
「転職」板より
1 :名無しさん@引く手あまた:10/05/31 22:26 ID:AzkpqCWN0

もう辛い・・・
議事録が本当に苦手orz
会議で今言った発言をメモるのが精いっぱいで、次の発言を聞き逃すし、
今言った発言をメモってても、次の発言を聞いていたら、前の発言で何を
言っていたのか忘れてしまう・・・
当たり前だけど、発言の方がメモるスピードよりも速いから、メモが追いつけない

なんかコツとかありますか?
言った発言をそのまま全部書き写すのではなく、自分なりに要約して、
簡単にメモったりするんですか?

文章力の鍛え方なども、教えてください。
転職もしたいし、こんなことでつまづいてたら、いつまでたってもできないよ・・・orz

2 :名無しさん@引く手あまた:10/05/31 23:23 ID:cUVKzqRB0

ボイスレコーダー

4 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 02:18 ID:VX9/BXR00

>>2
でも、全員がボイスレコーダー使ってるわけじゃないですよね?
そういう人は、どうやって議事録作成してるのでしょうか

会議が終わった後に、メモすることにいっぱいいっぱいで
内容もほとんど覚えてないのですが・・・

5 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 08:31 ID:XX98dhHb0

全文書き写すのでなく、要所、要所でキーワードを覚えておく。
それでも追えない時は後で発言者(関係者)にこっそり確認。
速記を勉強するか、ボイスレコーダーを使った方が幸せになれると思うが?

6 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 20:46 ID:hWVEIHnU0

>>5
なるほど、要所要所で覚えるのか
キーワードで覚えるということは、内容をきいてきちんと理解できていること前提ですね
内容が把握できていないのも一つの問題点ですね

あと、書くことに精いっぱいで次言った内容を忘れてしまう・・・
また書くことに精いっぱいで内容を理解してる余裕もない・・・
頭が悪いのかなorz

たいていの人はボイスレコーダーしようしてるのでしょうか

7 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 22:02 ID:ZTSIT0jl0

職場での評価が気になるならボイスレコーダくらい買った方がいいよ〜
聞き直して議事録纏める時間くらいあるでそ?

8 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 22:18 ID:vj/ePDoG0

自分が会議の中心で、やり取り全部把握できる立場なら
ちょろっとメモしたやつを見返しても思い出して書けるけどな。

えてして議事録書かされる立場のやつって、
プロジェクトの中でも新入りが多いからな。
ここが矛盾してるわけだが。。知ってる奴が書けば
早いし正確なのにな。

まあアレコレ考えずボイスレコーダ買えよ。

9 :名無しさん@引く手あまた:10/06/01 22:27 ID:TNjgT61A0

>>1
俺も議事録は非常に苦手で
文章力もないし、まとめるのも苦手だが
誰にでも苦手分野はある訳だから
自分の苦手分野を少しずつ克服していけば
また一つ成長出来ると思うゾ。

俺の場合も、他の人が言ってるように
ボイスレコーダーは必須アイテムとして使ってる。

ボイスレコーダー買うのが勿体ないなら
携帯のボイス機能使ったら?

10 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 01:51 ID:+e/rsBJJ0

やはり、ボイスレコーダーがあると安心ですよね
先輩が議事録を書いてるところを見ると、1〜2時間くらいの会議だと
ボイスレコーダーを使わずに議事録作成してるんですよね
やはり要点を絞って書き写してるんだろうか

自分の場合なんですが、昔から2つのことを一度にできないんですよね
だから会議でも聴いたまんまのことを書き写す(でも追いつけない)のみか、
話を聞くのどっちかしか集中できない。
2つのことができないから、前の文章をメモしながら次の発言を同時に聞くことができない

これってどうすれば、できるようになるんでしょうか・・・
将来的にはボイスレコーダーを頼らないで議事録作成できるようにならなければ
なりませんし・・・

13 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 08:13 ID:H3T05x2+O

>>10
とりあえず、ボイスレコーダから書き起こせないといつまでたっても無理なきがする。
先輩だって最初から出来たわけじゃあるまい。

レコーダでとりつつ、聞きながら要点まとめて、レコーダを聞き返しながらどこを聞き漏らしていたかを見直す。


じゃなきゃ
1,議題
2,1の具体的な内容
3,実現の為の方法
4,決定事項
みたいなテンプレ作って、そこに箇条書き(キーワードだけ書き留める)。かな。
できるだけ項目増やしといて、穴埋めすればよいように。
もし今、全くの白紙から書いてるならだけど。

11 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 02:04 ID:aLo620jo0

慣れるまでは全部書き取る。
フリクションボールなんかのペンは、文字が消せるから便利。

12 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 08:03 ID:vzDNqRjv0

自分の父親は官僚だけど若い時に
早稲田式の速記術を習って克服したと言ってました。

14 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 22:47 ID:hMoymivc0

ボイスレコーダーはまず一歩ですね
わざわざ購入したら、先輩からそこまでやるんかと思われるだろうな

携帯買い換えたいから、そのレコーダーつかってみようかな
てか、携帯のレコーダーって専用のボイスレコーダーくらい感度良いのだろうか

15 :名無しさん@引く手あまた:10/06/02 23:23 ID:GMFUSV6x0

>14
携帯のボイスレコーダーの感度は目茶苦茶良い。
メモリカード512MBでも使えば保存もかなり利く。
1時間で、だいたい6MBぐらい。

16 :名無しさん@引く手あまた:10/06/03 01:45 ID:4akD5F4E0

>>15
そうなのか!ボイスレコーダーと音質は同等くらいになるのかねぇ
もしくはもっと容量あげて高音質にできたりもできるのかな?
今の携帯って16ギガのメモリーカード入りますよね

17 :名無しさん@引く手あまた:10/06/03 10:09 ID:hhLecHEC0

>16
今の携帯なら、どれだってボイス機能付いてるでしょ!?
部屋でテレビでもつけて、試しに録音してみれば

大容量のメモリカードが必要か否か、各個人の使い方にも
よると思いますが。

わざわざ高い?金払ってICレコーダー買う必要もないでしょ。

18 :名無しさん@引く手あまた:10/06/03 16:07 ID:JsXsnMWh0

全部書く必要はないと思う。要点、決定事項、宿題事項が書いてあれば
いいんじゃないの。俺も議事録は苦手だったけど、これらをきちっと
書いて、出席者にドラフトとして確認してもらえば補足してもらえる。

21 :名無しさん@引く手あまた:10/06/04 09:13 ID:+sOVlLLEO

外部の人との打ち合せで、相手先が議事録を送ってきたがやっぱりうまいなぁ
一時間くらいの打ち合せだったが、レコーダーなんか使ってなかったよ

俺が会議の内容をあまり理解してなかったから、なおさら、
よくメモが付いていけてるなーと感心してしまう

あたり前だが、発言したことを要約してますね
それでも伝える意図ははっきりしていて内容が薄くならない感じ

これは文章力も必要ですね
文章力はどうやったら鍛えられるんだろう

22 :名無しさん@引く手あまた:10/06/04 09:32 ID:EWtXdEUr0

手書きのメモ帳で十分だろう・・・
うちの会社の人間もダメなやつがいて、この前書記やらせて
議事作らせたら、一番時間かけて議論した内容が丸々抜けてて
議案→結論がまったく別物になってるのをそのまま社内に
流したもんだから憤死しそうになったわ。
メモ帳とらんでも俺が作ったほうが正確な議事録ができそうだった。

こつは要点を見抜いてポイントをキーワード化すること。
あと、発言者だけをチェックしておけばそれなりの議事録は
作れる。
議事録が作れない奴は単に、会議の中身がまるっきり理解できていない
だけだと思うぞ。理解できていればメモもとる必要ないもの。

24 :名無しさん@引く手あまた:10/06/04 18:33 ID:+sOVlLLEO

>>22
凄いですね…
後からでは何をいったかまったく思い出せない…
一生懸命聞いてるつもりでも、全然覚えてない

会議の内容を覚えてる人って、友達の世間話を聞いて覚えてるのと同じ感覚なんだろうか

でも確実に言えることは、理解しないと議事録は書けないということですね

23 :名無しさん@引く手あまた:10/06/04 10:06 ID:65/BOt2qO

議事録をちゃんと書くには
議題とそのやり取りを把握出来ることが前提で、
書く本人の資質なんて二の次だろ。
得てしてあまりよく分かってない奴に書かせるからな。新人とか

25 :名無しさん@引く手あまた:10/06/04 18:39 ID:+sOVlLLEO

>>23
理解できないとキーワードも分からないし、会議中、話に付いていけなくて
話が飛んでしまうから、しっかりとした内容理解が必要ですね

自分の場合はそれに合わせ、メモしていると今はなしてる話が入ってこないんだよな…
メモをするならメモをする。話を聞くなら話を聞くのどちらかしか出来ない
学生時代はこんなことなかった気がしたんだけどな_| ̄|○

26 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 01:19 ID:gvfjWwLuO

議事録なくなれば良いのに

27 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 11:38 ID:9fQxFKej0

>>26w

こんなスレがあったなんて!
先日 長い再就職活動の末、やっと仕事が決まったのですが、
「会議の準備・受付・議事録の作成」という業務も担当するらしい。びびった。
で偶然このスレ発見して嬉しかった。すごいプレッシャーなのだが。
参考にさせてもらいます。

28 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 13:48 ID:gvfjWwLuO

>>27
会議の内容が理解できるまでは大変かもしれないが、頑張ってくれ
レコーダー使えるなら使ったほうが良いかもね

29 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 18:36 ID:aSzMwXTa0

>27
誰だって最初から、いい議事録なんて書けないよ。
慣れるまでは、ボイスレコーダー使ったほうがいいよ。

32 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 23:25 ID:9fQxFKej0

>>27です。
コメントくださってありがとう。
以前の職場では上司が会議中、PCにみんなの発言を入力したり 
それは大変なのでテープ起こしの外部委託したりしてて、
“大変そう…絶対やりたくない…”
と思っていたのだが、まさか自分がすることになるとは。
でもいろいろ経験を積みたいので何でもやる。

33 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 00:04 ID:aSzMwXTa0

>>32
誰でも最初は出来ないよ。
経験積んでいっぱしになって行くのだから。

44 :名無しさん@引く手あまた:10/06/11 23:13 ID:eo1I2Lsq0

先日書き込んだ>>27です。
今日先輩が仕事中イヤホンしてて、「?」と思ったら
議事録を起こしてる、とのことでした。
あーーーよかった…録音していいんだ。
私の初議事録は8月の予定です。
来賓に政治家も来るみたいなので議事録だけじゃなく、
会議全てが不安だけど頑張る。

30 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 18:53 ID:931J3VgG0

発言を全部書き取るなんて無理だし不要、

「この会議で何が決まったのか」が分かれば議事録として充分!!

とは言っても議題になってる課題や誰がどういう立場なのか理解できてないと
幾ら全発言聞いたところでまとめられないから、ボイスレコーダー+会議の後
に先輩にこっそり確認、がいいと思うぞ。

まぁ、こんなに真剣に考えてるくらいだから直ぐに議事録くらい何でもなくなるよ。
議事録の取り方自体よりも仕事の流れやプロジェクトの状況を早く理解するほうが
重要だ!頑張れ!

34 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 01:15 ID:gX8PFZXIO

>>30
ほうほう、横レスだが参考になります

31 :名無しさん@引く手あまた:10/06/06 22:02 ID:q5KjC+kg0

このスレは有難い。
同じような人がいたんだ。

36 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 13:19 ID:EVBPpxd80

俺も議事録嫌いだったな〜。

異業種に転職して4日目の会議でいきなり書記
やらされて、業界用語やら会社の事何もわからない
ままだったが、とりあえず

,錣る範囲でいいから列挙して書く。
中から重要ポイントだけUPする。
3特甘者に聞きまくる。

一時間の会議の議事録を仕上げるのに2時間
もかかってしまった俺。でも、前任者より
遥かに出来がいいと褒められ、そのまま・・
議事録担当に・・・。その他の2つの定例会議
も担当させられることになり苦痛に・・。

で、その他諸々で嫌になったから転職したわ・・。

37 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 13:23 ID:/k3SLW4U0

会議の主旨を頭に入れて
要点と思しき発言を抑える(サッと一文書いとく)
冗長になるので、全文書く必要はない
会話の流れを意識できるようになると、尚良いんじゃないかな

ま、レコーダーあるなら使うにこしたことない。確認の為にも

39 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 23:43 ID:gX8PFZXIO

なれればレコーダーは使わなくなるんかね?

40 :名無しさん@引く手あまた:10/06/07 23:53 ID:nVzwKpVh0

なれればokじゃない?
仕事の中身や流れが分かってないと議事録はかけないよ。
レコーダーで何回も聞いて、まわりに確認すれば仕事を早く覚える
ことにも繋がると思う。

余談だが、留学してたとき一年目は全部の講義をレコーダでとって
1時間の講義を繰り返し、繰り返し何度も聞いてノートにまとめたな。
聞く度に、一度目は気づかなかったポイントに気づくし、英語も上達したし

41 :名無しさん@引く手あまた:10/06/08 00:09 ID:+9igyQGU0

議題に関係した重要なキーワードだけを拾うといい。
ただ、議題の内容や経緯が全く以てちんぷんかんぷんな場合は
ボイレコないとちょっとキツイだろうなぁ。
後で参加者に聞く手もあるが、聞いても説教だけして全く教えて
くれない人もいるからな。分からないから聞いてるのにw

42 :名無しさん@引く手あまた:10/06/08 02:39 ID:nDe/Y7Cw0

>>41
内容を確認しに行くのも大変ですよね・・・
こんなことも分からないのかと信頼も落としかねませんし・・・

43 :名無しさん@引く手あまた:10/06/08 06:57 ID:XwGUm99+P

会議と関係ない話をしだしたり
初っ端批判するだけして解決策示さず直ぐ寝たりする
そんな馬鹿どもがいると会議もカオスになり議事録が難しくなることは確か


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